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【在宅勤務】リモートワークで必要なものやツール、Webサービスは?

2019年10月23日

リモートワーク

リモートワークをはじめてから必要性を感じて購入したおすすめのツールを紹介したいと思います。また、リモートワークに欠かせないWeb上で利用できるサービスについてもあわせて紹介します。

リモートワーク・テレワーク・在宅勤務(在宅ワーク)とは?

働き方改革がさけばれている昨今、その解決策のひとつとして、「リモートワーク」が話題になっています。

「リモートワーク」とは読んで字のごとく『会社から離れた場所で仕事をすること』です。「テレワーク」もリモートワークと同義と捉えて差し支えないでしょう。また、リモートワークの一形態として自宅で仕事をすることを「在宅勤務(在宅ワーク)」と呼ぶこともあります。

リモートワーク形態で仕事をする場合、勤務する場所は様々です。一般的には自宅、スタバ等のカフェ・喫茶店からコワーキングスペースのような共同オフィス等がリモートワークであげられます。何らかの形でインターネットに接続できる環境があり、そのなかで勤務に当たる人にとって仕事がしやすい場所を選ぶというのが基本のようです。

リモートワークで困った事と対処法

1週間のうちほぼリモートワークで仕事をしてわかってきた仕事の上手な進め方、コツ等を体験記としてまとめています。こちらもぜひご覧いただければと思います。

【在宅勤務】リモートワークで困った事とその対処法 仕事を上手に進める方法・コツ

リモートワークを支えるWebサービス

リモートワークではネットワーク上のWebサービスを使用することで、リモートワーク特有の様々な課題を解決しています。

オンラインチャットサービス

文字ベースでのチャットサービスを提供します。SlackやChatWorkが有名です。

オフィスではちょっとしたことであれば席に行って対面で聞いたりしますが、リモートワークではその代わりにこうしたチャットをつかいます。個人的には、メールほど仰々しくなくレスポンスも早いので、オンラインチャットサービスを導入していれば社内でのメールのやり取りはもう不要なのではと思っています。

もちろんLINEのようなグループ(チャンネル)での会話だけでなく、ダイレクトメールのように1対1のコミュニケーションも可能です。チャットボット等の様々な機能を追加できるのでチャンネル上でアンケートを取ったり、定時でリマインドを発信したりすることもできます。他システムと連動して様々な通知を受信することもできるので、チャット単体としてではなくコミュニケーションツールの枠組みを超えた情報ハブとして利用されている例も多いようです。

オンラインミーティングサービス

いわゆるテレビ電話・会議的なサービスです。ZOOMやGoogle ハングアウトが有名ですね。

文字ベースのチャットでは伝えにくい場合に1対1で音声チャットをしたり、複数人でミーティングを開催したり、いろいろな使い方ができます。例えば、画面共有もでき文字ベースチャットも同時並行的に利用可能なのでつなぎっぱなしにして共同作業をすることもできます。

G-Suite/Office系サービス

業務に必要な、メール・カレンダー・ドキュメント・スプレッドシートを利用できるサービスです。

今までは、Microsoft Officeの Word / Excel / PowerPoint といったビジネスツールが使われることが多かったと思います。一方、リモートワーク前提で考えるとオフラインよりオンラインで作業したほうが共有の効率がよく、これらのサービスを利用するのは必須に近いと個人的には考えています。

タスク管理サービス

タスクを管理し作業の進捗状況を見える化します。Trello、Backlog、Jira、Redmineなどが有名です。

タスクの進捗状況をExcelや報告書等のファイルで管理することも多いと思いますが、このやり方はリモートワークではなかなかつらいところがあります。その点、これらのWebサービスを利用すれば報告する側は効率的に状況報告ができ、管理する側も一目で状況を把握することができます。

情報共有サービス

ドキュメントを共有するサービスです。Wikiをイメージしていただくとわかりやすいでしょうか?ソフトウェア開発を行う会社ではよくつかわれています。

サービスとしては、esa.ioやConfluence、Qiita:Team、DocBaseなどが有名です。

社内の情報共有には今でも Word / Excel / PowerPoint などを使うことも多いでしょう。しかし、これらのドキュメントはファイル管理やアクセスに無駄な手間が発生する上に、端末に閲覧・編集するためのソフトウェアを導入する手間もあります。

これらのサービスを利用することで、それらの手間を省くことができます。また、社外に出す必要のないドキュメントや、書類として作成する必要のないドキュメントについては、こうしたサービスを利用することで情報共有の効率化を図ることができます。特にリモートワークだとネットワーク越しでのファイルの授受に問題が出てくるケースが多いのでこうしたサービスは非常に便利です。

リモートワーク、やってみた!…で必要なものも見えてきた

リモートワークに切り替えて、1週間の稼働日のうち半分以上がオフィス以外での作業になりました。当初はノートPCのみで作業を進めていたのですが、実際に勤務を続けているといろいろと課題が見えてきます。やはりオフィスにはオフィスの良さもあるのです。

設備面の課題

1つ目の課題として顕著だったのが設備についてです。

設備や備品がすべてそろった状態で仕事ができるというありがたさは、実際にリモートワークをしてからわかりました。

特に感じたのはモニターとデスク・椅子などの大型の設備。これはもう必要と思う設備を整えるしか対応策がないので、自前で整えることにしました。

あとは付箋や封筒などのちょっとした消耗系備品もすぐ手に入るのはオフィスのほうが便利だなと思いました。こちらは家庭の共用備品としても使えるものなので必要に応じて購入するようにしました。

コミュニケーション面での課題

また、対面でコミュニケーションしていた時には見えていなかった部分が見えるようになってきました。

リモートワークだと基本的にチャットやオンラインミーティングでのコミュニケーションが主となります。個人的にチャットはオフィスでの勤務時でも大賛成だったので特に抵抗はなくスムーズに移行できましたが、オンラインミーティングについては試行錯誤する必要がありました。

難点だったのは、音声品質。対面とは違いカメラやスピーカー、マイク等の機器を通じてコミュニケーションするので、見え方や聞こえ方がネットワーク品質や装置に依存しています。カメラに関しては、画面共有さえしっかりできれば顔だけ映すだけなので画質が悪くてもあまり問題はないのですが、音声についてはそうはいきません。マイクやヘッドセットを導入してこれらの品質を上げて対応することにしました。

思ったより各種ツールの導入でなんとかなったのでご紹介

設備を整えたり、各種ツールを導入することで、だいぶリモートワークのやりやすさが改善しました。

導入したツールや機器について以降の項でご紹介したいと思います。

リモートワークに必須なもの

ノートPC(ラップトップPC)

これがないと仕事できませんからね…。リモートワークの特性上、持ち運びができるノートPCが適しています。

私は会社から支給されたものを使用していますが、フリーランスの方は自前のPCでお仕事される方も多いかと思います。

高速なインターネット回線

リモートワークではコミュニケーションをインターネット上のWebサービスを利用して行うので、インターネット回線は必須です。

オンラインでミーティングすることも考えられるので、メールやチャット等の文字でのコミュニケーションのみでのリモートワークするというケース以外は、回線の速度はなるべく早く太いほうが良いと思います。

無線LANルータ(Wi-Fiルータ)

高速な通信が可能な無線LANルータ(Wi-Fiルータ)がほぼ必須です。上述のような高速なインターネット回線が用意されていても、無線LAN環境が遅くては意味がありません。

現時点でのWi-Fi規格の主流は「11ac」ですので、対応しているものを購入することをお勧めします。ただし、念のためPCの無線LANのモジュールがこちらの規格に対応していることを確認したうえで購入するようにしてください。

仕事効率化のために便利なもの・ツール

大き目のモニタ

在宅ワークで仕事効率アップさせるアイテムの定番です。出勤することよりもリモートワークの日数が多いのであれば用意して損はありませんし、日常的にPCを使うことが多い方であれば猶更おすすめです。

最近は4Kのモニタでも安くなってきたので、なるべく大き目で解像度の高いものを用意しておくとよいと思います。

モニタ台

在宅ワークでモニタを使用する場合、ご家庭によってはオフィスと比較して机が狭かったりすることがあります。そんな時に便利なのがこのモニタ台です。

こちらもピンキリですが、安価なものであれば2~3000円台から用意できます。

キーボード・マウスの置き場の確保やモニタ下スペースの有効活用、モニタの高さ調節まで。お値段以上の効果が発揮されるのでおすすめです。

モニタの購入と合わせて以下のようなモニタ台を購入しました。高さは変えられませんが幅を変えられる点とスマホ・タブレット台がついているのがポイントです。

書斎等の作業スペースがあり、デスクがある場合はアームを導入するという手もあります。

キーボード・マウス

ノートPCはモノによってはかなりキーボードが打ちにくいものもありますよね。在宅ワークであれば配置するスペースが許す限りキーボードもマウスも選び放題。自分に合ったものを使うのが良いかと思います。

さて、使用しているキーボードについてですが、リモートワーク以前は個人PC用に FILCO Majestouch 2 を使用していました。

…しかし、リモートワークを始めてから、静音タイプでもミーティング時に音を拾ってしまうという問題に直面しました。

打鍵感については趣味の範囲ですが、もう少しストロークが浅いのが良いという思いもあったので、思い切って以下のキーボードに切り替えました。

やすい…!圧倒的な安さ!

このキーボードの特徴は、メンブレン式とは思えないほどのタッチです。USBの無線型、有線型の二種類が発売されていますが、有線型のキーボードであれば価格は1000円を切っています。

オフィスに置いておく用にもうひとつ買っておこうかなというレベル。おすすめです。

コミュニケーションのために便利なもの・ツール

ヘッドホンタイプのヘッドセット

ヘッドセットはオンラインミーティングの際に使用します。

ノートPCであれば通常はカメラとマイクが内蔵されているものが多いですが、コワーキングスペースなどのオープンスペースで作業する場合や、家の中でもリビング等で作業する必要がある場合にはヘッドホンタイプのヘッドセットがあると便利です。

私は、後述のとおりイヤホンやマイクも持っていますが、このヘッドホンタイプのものは専ら家でのミーティング用に使用しています。

個室であっても、ミーティングに集中したい場合はヘッドセットを使うことが多くなりました。

現在使用しているヘッドセットがこちら。プライムデーで971円だったので買いました。ちゃんとヘッドホンの音量もダイアルで変えられるので、お値段以上の働きをしてくれています。

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SoundPEATS(サウンドピーツ)

イヤホンタイプのヘッドセット

ヘッドホンタイプのものがあればいいじゃないか…とお思いかと思いますが、実はこれが結構おすすめだったりします。

外の音を遮断できるカナル型のものがおすすめです。

コワーキングスペース等の自宅外で作業する場合にヘッドホンタイプのヘッドセットは結構嵩張るので、ヘッドセット機能も持っているBluetoothイヤホンを使用するようにしています。

現在使用しているものは以下のイヤホンです。こちらもプライムデーにて2500円くらいで購入しました。

リモートワークをするまえから普通のイヤホンとして使用していたものを流用という感じです。電池の持ちも良いし、こちらもお値段以上の働きをしてくれています。

PCとBluetoothで接続時、イヤホンとして使用するかヘッドセットとして使用するか選択できるのでマイク入力の要否で切り替えられる点がGOODです。決してSoundPEATSの回し者ではありませんよ!

【aptX HD & AAC 対応】SOUNDPEATS Q30 HD Bluetooth イヤホン 14時間連続再生 高音質 ワイヤレスイヤホン IPX7 防水 スポーツイヤホン QCC3034チップセット採用 CVC8.0ノイズキャンセリング搭載 ブルートゥース イヤホン サウンドピーツ Bluetooth ヘッドホン [IPX7防水証書取得済、メーカー1年保証] ブラック
SoundPEATS(サウンドピーツ)

購入時のレビューを書いていますので気になった方はこちらもチェックしていただけると嬉しいです。

Bluetoothイヤホン「SoundPEATS Q30 Plus」レビュー

マイク(指向性のあるもの)

他のヘッドセットや最悪PC内蔵のマイクでも…とお思いの方も…(略)ですが、こちらもおすすめのツール。

個室での自宅ワーク限定ではありますが、マイクはあると便利な一品です。特にモニタを使用している場合はノートPCの場所によってマイクが音を拾いにくい状態になりやすいので、卓上スペースに余裕があるならば購入をおすすめします。

特にエンジニアなどの開発系の業務であれば、経験上オンラインミーティングをつなぎっぱなしで共同作業をするようなケースも結構あります。

そういった場合は長時間ヘッドセットを付けていると、首から肩が疲れやすくなり仕事の能率が下がってしまうのです。

また、ノートPC内蔵のマイクでのコミュニケーションは、声が聞こえにくかったり雑音が入るなどして相手にストレスを与えてしまうこともあります。そういったコミュニケーション先のケア目的にも指向性マイクは有効なツールです。

指向性マイクに限定しているのは、こちらの声がクリアに伝わること、少々はなれた場所であっても音を拾いやすいこと、ファンの音、キーボードの音等の雑音を避けやすいということからです。

現在使用中のマイクがこちら。もともとゲーム用のマイクとして購入したものですが、それ以外にも使えそうということで流用。3000円でUSB接続のコンデンサーマイクでスペースもそれほど取らない上にデザインも悪くありません。マイク音量の物理調節タブもついているので、とっさのときにマイクをオフすることも可能です。通話品質はメンバにお墨付きをもらいましたので、問題ないかと思います。おすすめです。

その他便利なもの・ツール

USBハブ

ノートPCのUSBの口はデスクトップPCに比べると少ないので、キーボードやマウス、マイクなどの接続用に持っておくと便利です。

お使いのノートPCによっては、HDMI端子などの接続口がない場合もありますので、モニタを使用する場合はモニタ用の端子も接続可能なハブをご用意いただく必要があります。

購入したものがこちらです。同じ形でもっと安いものもありましたが、安心信頼のAnker。自宅のUSB接続機器を束ねる目的のため60cmでちょっと長めのものを選択しました。お値段は1500円くらい。非常にコンパクトなのでPCケースのポケットにもスッキリ収納可能です。

椅子

言わずもがな。体を守るために良い椅子は必要です!

いつかは、オカムラのコンテッサを購入したいと思っており、ただいま貯金中です。

まとめ

今回の記事では、冒頭でリモートワークとは何かや、リモートワークを支えるWebサービスについてまとめました。

そのうえで、実際にリモートワークの中で試行錯誤した結果、より快適に、より効率的に仕事をするために便利なツールや環境を整えるための情報をお伝えしました。

もちろんノートPCだけでも仕事はなりたつのですが、特にコミュニケーションにかかわる機器については安価でもよいので専用のものを用意しておくといいかなと思います。

特にマイクは個人的には盲点だったので個室をお持ちの方で在宅ワークされる方にはおすすめです。自分の生産性だけでなく、チームの生産性やストレス低減につながります。

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